La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, con el que se comprueba la autenticidad de la firma que aparece en el mismo, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento ostente. La legalización se limita al reconocimiento y acreditación de una firma y, por tanto, no implica responsabilidad sobre el contenido del documento o posterior destino que pueda tener.
Como regla general, los documentos públicos españoles y extranjeros que deban surtir efectos, respectivamente, en el extranjero y en España, deben ser previamente legalizados. No obstante, determinados convenios internacionales simplifican el procedimiento de legalización e incluso eximen de la obligación de legalizar determinados documentos.
1. Documentos públicos exentos de la obligación de legalización
La
normativa de la Unión Europea
detalla una serie de documentos públicos expedidos por las autoridades de un
Estado Miembro que están exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla) cuando son presentados a las autoridades de otro Estado Miembro de la Unión Europea:
- Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado Miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial (“huissier de justice”).
- Los documentos administrativos.
- Las actas notariales.
- Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
- Los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado Miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero.
El
Convenio de Atenas de 1977 de la Comisión Internacional del Estado Civil detalla los documentos que cada uno de los
Estados Parte en el Convenio acepta sin legalización o formalidad equivalente, con la condición de que estén fechados y firmados, y, en su caso, sellados por la autoridad de otro Estado contratante que los haya expedido:
- Los documentos que se refieran al Estado Civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que sean destinados.
- Otros documentos que hayan sido extendidos para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil.
El
Convenio de Viena de 1976 de la Comisión Internacional del Estado Civil señala que las
certificaciones plurilingües de las actas del Registro Civil extendidas de conformidad con los modelos anexos al convenio serán aceptadas sin legalización ni formalidades equivalentes en el territorio de los
Estados Parte en el Convenio.
Por último, el Canje de Notas de Madrid de 1984 suprime la legalización de las certificaciones del Registro Civil de España y Rusia, que serán admitidas en el otro Estado sin necesidad de legalización. ☝
2. Apostilla de documentos públicos
La Apostilla de La Haya es un trámite que simplifica la legalización de documentos públicos. Consiste en la estampación de un solo sello y firma en el documento.
Es válido para los
Estados Parte en el
Convenio de la Apostilla de La Haya de 1961. Se excluyen del ámbito de aplicación del Convenio los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España y los documentos referidos a operaciones mercantiles o aduaneras.
La Apostilla de La Haya carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá.
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3. Legalización de documentos públicos
En todos los casos no recogidos en alguno de los supuestos anteriores (bien por no ser un Estado Parte en ninguno de los convenios, bien por tratarse de un documento excluido del ámbito de aplicación de los mismos), deberá procederse a la legalización ordinaria. La legalización carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá.
Hay que distinguir entre la legalización de documentos extranjeros y la legalización de documentos españoles.
a) Legalización de documentos públicos extranjeros
Los documentos públicos extranjeros pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en el extranjero (por las Oficinas Consulares de España en el exterior), bien en España (por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación).
- Legalización en el extranjero. El procedimiento a seguir conlleva dos trámites diferenciados:
- En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
- Seguidamente, es necesaria la legalización por la Oficina Consular de España en tal país. Este último trámite conlleva el pago de una tasa.
Existen una serie de documentos cuya legalización se ajusta a especialidades:
- Certificados de Registro Civil. Se puede optar entre seguir el procedimiento anteriormente descrito o solicitar la legalización ante la Oficina Consular del país emisor del documento en España. En este último caso, se deben seguir los siguientes pasos:
- En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
- Seguidamente es necesaria la legalización por la Oficina Consular del país emisor del documento en España.
- Por último, se precisa la legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Certificados de último destino. (C.U.D. o E.U.C. “end user certificate”). Los documentos extranjeros relacionados con transacciones militares de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto utilidad militar como civil), deben ser legalizados de acuerdo con la normativa vigente en la materia, o bien mediante legalización diplomática o bien, mediante apostilla si el país está adherido al Convenio de La Haya.
En el caso de ser legalizado por vía diplomática, se podrá legalizar por la representación de España en el país emisor o por la representación del estado emisor en España. En ambos casos, el trámite deberá realizarlo un funcionario diplomático con firma registrada en el
Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Certificados de emigrantes retornados. El trabajo realizado en el extranjero, ya sea por cuenta propia o ajena, y la duración del mismo deben acreditarse mediante contratos de trabajo, hojas salariales o de cotización a la Seguridad Social y/o certificado de trabajo de la empresa donde se haya trabajado, en el que habrá de figurar el tiempo de prestación de servicios. En principio, el despliegue de efectos de estos documentos se supedita a una de las siguientes vías:
- La adveración de su contenido por la Consejería de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social española del país en que se hubiera realizado la actividad laboral.
- Cuando en los países extranjeros no exista Consejería de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social u órgano equivalente, será necesaria su legalización si se trata de documentos públicos. Esta legalización se efectuará en la Oficina Consular de España;
- Cuando se retorne de un país parte en el Convenio de la Haya, los documentos públicos habrán de ser apostillados.
Ahora bien, no será necesario trámite de adveración, legalización o apostilla, cuando los documentos laborales cuenten con códigos seguros de verificación que permitan acreditar su veracidad e integridad.
Asimismo, los interesados podrán aportar ante las autoridades competentes en España documentos privados extranjeros, acompañados, en su caso, de la debida traducción, sin que sean necesarias para su plena validez y eficacia probatoria las exigencias ni de elevación a público ni de legalización o apostilla. No será, por tanto, causa de inadmisión de los documentos su naturaleza privada. Los documentos privados serán valorados con arreglo a la sana crítica sin que tengan el valor de documentos públicos.
- Legalización en España. Los documentos consulares extranjeros -emitidos por Embajadas y Consulados extranjeros acreditados en España- deberán ser legalizados en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La legalización en dicho Servicio es siempre gratuita. Los documentos consulares más comunes son:
- Certificados de fe de vida y estado civil.
- Certificados de buena conducta.
- Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
- Certificados de nacionalidad.
- Declaraciones juradas.
- Certificaciones explicativas de la legislación local.
- Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros.
b) Legalización de documentos públicos españoles
Los documentos públicos españoles pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en España, bien en el extranjero.
- Legalización en España. La legalización de documentos públicos españoles varía en función de la autoridad emisora del documento y de la naturaleza del mismo. Se deben seguir los pasos que se detallan, en función del documento de que se trata, en el orden descrito:
- Legalización en el extranjero. La legalización de documentos españoles emitidos en el extranjero habrá de realizarse por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país en cuestión.
c) Denegación: causas y vías de recurso
Cuando para la legalización de los distintos documentos no se sigan las vías antedichas, el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación podrá denegar el trámite. Las denegaciones se fundarán en causa justificada, tal como la presentación de un documento privado para su legalización, o la presentación de un documento para su legalización sin haberse cumplido los trámites previos exigidos para ese tipo de documento.
En todo caso, la denegación podrá recurrirse como tal acto administrativo de conformidad con lo dispuesto en el Título V de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. ☝
4. Traducción de documentos
Para su validez en España, las traducciones han de realizarse o cotejarse en las Oficinas Consulares de España en el extranjero o en las del país de origen del documento en España y posteriormente deben legalizarse en el
Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
En el ámbito de la Unión Europea, no se requiere la traducción de documentos públicos de un Estado miembro cuando los mismos vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en los anexos del
Reglamento (UE) 2016/1191. También se consideran válidas las traducciones juradas realizadas por personas habilitadas para ello en virtud del Derecho de un Estado Miembro de la UE.
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