Documentación y trámites

Trámites de inscripción en el Consulado General

Inscripción consular (más información)

Los españoles residentes en el extranjero deben inscribirse en el Registro de Matrícula Consular correspondiente a la demarcación en la que tienen su domicilio. La inscripción les permitirá renovar su documentación, poder acreditar que se es residente en el extranjero y participar en los procesos electorales que se convocan en España, así como solicitar asistencia consular ante situaciones de necesidad.

Para inscribirse deben acudir a la Oficina Consular en cuya demarcación residen, acreditar su identidad y nacionalidad española con la documentación correspondiente y rellenar un formulario (imprimir en ambas caras) con sus datos, entregando una fotografía.

Es muy importante tener en cuenta que si en el futuro un español residente en el extranjero cambia de domicilio, debe comunicarlo al Consulado, para que su inscripción tenga permanentemente los datos actualizados.

Aunque no es obligatorio, se aconseja a los españoles que se encuentran temporalmente en el extranjero que se inscriban en el Registro de Matrícula Consular correspondiente al lugar donde se encuentran como "no residentes", especialmente en países con riesgo de catástrofes naturales o que sufren inestabilidad política, para permitir que en caso de activarse programas de emergencia el Consulado pueda contactar al mayor número posible de españoles de la demarcación consular.

También se aconseja a los jóvenes estudiantes que realicen cursos en el extranjero o se desplacen al exterior temporalmente que se inscriban como "no residentes" en el Consulado correspondiente. Dicha inscripción permitirá en caso de necesidad que las familias puedan contactar a sus hijos a través del Consulado. También es conveniente la inscripción para facilitar la sustitución de la documentación si se produjera el robo o la pérdida del pasaporte, pues al estar previamente identificados y constar la documentación que tenía al llegar, el Consulado tiene todos los elementos para poder documentar a quien ha sido víctima del robo de su pasaporte (en este caso deberá siempre denunciarse el robo o la pérdida del pasaporte ante la policía local del país donde se encuentre).

Baja Consular (más información)

Los españoles residentes en el extranjero que trasladen su residencia a España o a otro lugar del extranjero pueden solicitar su baja en el Registro de Matrícula Consular. A su llegada al nuevo lugar de residencia deberán darse de alta en el Padrón Municipal o en el Consulado correspondiente a su nuevo domicilio.

La Baja consular facilita a los españoles que regresan a fijar su residencia en España ciertos trámites en relación con la entrada en aduanas de sus enseres, así como de otro tipo, por lo que es muy útil solicitarla antes de finalizar su estancia en el extranjero. Además, el certificado del período completo de residencia y matrícula en una demarcación consular sirve de justificante oficial sobre la totalidad de tiempo residido en el extranjero.

Finalmente, cabe observar que aquellos españoles que se dieran de alta en un Registro de Matrícula Consular pero no dieran razón al Consulado de la continuidad de su residencia efectiva en el extranjero durante el año siguiente a la fecha del alta causarán baja de oficio. De ahí la importancia de mantener un contacto periódico con la Oficina Consular.

Documentos necesarios en el país que requieran legalización o apostilla previa

Legalización de documentos

La legalización de los documentos extranjeros es imprescindible para que surta efectos en España. Y salvo que exista Convenio, Tratado o Acuerdo internacional que exima de su legalización, la misma se hará conforme a uno de los dos procedimientos siguientes dependiendo del país que expida el documento:

Apostilla de La Haya. De acuerdo con el Convenio de La Haya , de 5 de octubre de 1961, la única formalidad que se exige para los documentos procedentes de los Estados parte de dicho Convenio es el sello de La Apostilla que coloca la autoridad competente del Estado del que dimana el documento y surte efectos directamente ante cualquier autoridad en España.
La vía diplomática . Es el procedimiento a utilizar para la legalización de los documentos extranjeros de Registro Civil, Notariales y Administrativos expedidos en países no firmantes del Convenio de La Haya.

Convenio de la Haya, de 5 de octubre de 1961

El Convenio suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros expedidos en los países signatarios de dicho Convenio (BOE. núm. 229, de 25.09.1978, núm. 248, de 17.10.78 y núm. 226, de 20.09.84).

Los Estados parte del Convenio de la Haya son:

Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Belarús, Bélgica, Belice, Bosnia Herzegovina, Botswana, Brunei Darussalam, Bulgaria, Chipre, Colombia, Cook Islas, Croacia, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovenia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Fidji, Finlandia, Francia, Granada, Grecia, Honduras, Hong-Kong, Hungría, Irlanda, Islandia, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Marshall Islas, Mauricio Isla, México, Mónaco, Montenegro, Namibia, Niue Isla, Noruega, Nueva Zelanda, Omán, Países Bajos (*), Panamá, Polonia, Portugal (*), Reino Unido (*), República Checa, República Eslovaca, Rumanía, Rusia, Federación de Samoa, San Cristóbal y Nieves San Marino, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Serbia, Seychelles Islas, Sudáfrica, Suecia ,Suiza, Suriname, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán y Venezuela(*).

Por extensión se aplica a:

REINO UNIDO: Anguila,Jersey, Bailia de Guernsey, Isla de Man, Bermuda, Territorio Antártico Británico, Islas Caimán, Islas Falkland, Gibraltar, Montserrat, Santa Elena, Islas Turks y Caicos e Islas Vírgenes.
PAÍSES BAJOS: Antillas Holandesas y Aruba.
PORTUGAL: todo el territorio de la República.

Modelo de Apostilla
La única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de una firma, la calidad en que el signatario del documento publico haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que lleve el documento, será la "Apostilla" expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento.

Modelo:
Sello de forma de cuadrado de mínimo 9 x 9 cm. (Art.6. Convenio de La Haya)

APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. País ......................................................................

El presente documento público
2. ha sido firmado por ...................................................
3. quien actúa en calidad de ...........................................
4. y está revestido del sello/timbre de ...............................

Certificado
5. en ............................. 6. el día ...............................
7. por ......................................................................
8. bajo el número ........................................................
9. Sello/timbre:............... 10. Firma .......................

Funcionarios competentes en ESPAÑA para colocarla

Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial, Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente.
Documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por Notario
Decano del Colegio Notarial respectivo o Miembro de su Junta Directiva.
Documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de la Administración Central (incluido el Registro Civil Central)
Ministerio de Justicia. C/ San Bernardo, 45, entrada por C/ Manzana, 2.
28071 MADRID. Tfno: 913 902 011
Restantes documentos públicos.
Respecto de los documentos públicos de las restantes Administraciones, excepto los emanados de los órganos de la Administración Central, los interesados en el cumplimiento del trámite podrán utilizar indistintamente y a su elección el procedimiento 1) o el procedimiento 2).
(BOE. núm. 248, de 17.10.78 y BOE núm. 17, de 19. 01. 79)

Legalización diplomática

Se emplea en el resto de países no firmantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.

En función del carácter del documento público que se vaya a legalizar en España se pueden distinguir las siguientes formas de legalización:

Vía judicial
Se aplica a documentos judiciales (autos, providencias, sentencias, diligencias de todo tipo de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas extiendan los Secretarios judiciales) y a documentos que se refieren al estado civil (acta de nacimiento, matrimonio, defunción, certificados capacidad matrimonial, fe de vida y estado, etc).

Pasos a seguir

Presidencia del Tribunal Superior de Justicia de la C.A. correspondiente
Ministerio de Justicia
Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.

Vía notarial

Se aplica a las escrituras públicas, las actas notariales y en general a todo documento que autorice un Notario, bien sea original, en copia o testimonio, y a legitimaciones y legalizaciones de firma realizadas por los Notarios.

Pasos a seguir

Colegio Notarial correspondiente
Ministerio de Justicia
Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.

Documentos de estudios

Se regula su legalización por normativa específica (Orden del Ministerio de Educación y Cultura de 16 de abril de 1990.BOE núm. 94, de 19 de abril).

Documentos de la Administración General del Estado y sus OO.AA

Para poder legalizar las firmas en documentos procedentes de la Administración General del Estado y sus Organismos Autónomos basta con que la firma por legalizar sea reconocida por los servicios competentes del Ministerio correspondiente.

Los servicios competentes en cada Departamento Ministerial deben tener firma reconocida en este Ministerio para su posterior legalización.

Documentos de las Administraciones Públicas territoriales

Comunidades Autónomas

Si la Comunidad Autónoma ha regulado dicho procedimiento se legalizan en el organismo que establece su normativa especifica. Se continúa en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y por último en la Representación Diplomática/Consular del país en que va a surtir efecto el documento.

Entidades locales

Se puede usar cualquiera de los tres procedimientos siguientes:

Vía Judicial
Vía Notarial
Acudir a la Dirección General para la Administración Local (Subdirección General de Régimen Jurídico Local) del Ministerio de Administraciones Públicas donde se reconocerá en el documento la firma.

Las firmas de esta Dirección General constan depositadas en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para su reconocimiento, y las de este Ministerio en la Representación diplomática/consular del país en que va a surtir efecto la documentación.

Documentos privados

Las firmas de estos documentos se legalizan por vía notarial.

Certificaciones procedentes de registradores de la propiedad y mercantiles, certificaciones de profesionales colegiados y otros documentos

Para legalizar certificaciones procedentes de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles, de profesionales colegiados (Médicos, Veterinarios, etc), Cámaras (Comercio, Industria y Navegación, del Libro, etc), Banca (Banco de España y Entidades Bancarias), etc. consultar con la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.